一般的に、新卒で社会人になると就職した会社のやり方で仕事を覚えていきますよね。先輩から教わりながら。仮に、その業務を同じ人が何年も担当している場合、教えられたひとつの方法で進めていけば業務は完了しますので、大きな支障がなければ、便利なやり方を新たに覚えてまで、いまやっているやり方を変える人は少ないように思います。ビジネスマンの方々は、同じような業務を他社がどのような作業方法で効率的に進めているのかを見る機会は滅多にないでしょうし、何かのきっかけがないとご自身はこれでいいと思ってしまいますよね。それに比べ、私はPCインストラクターという職業柄、さまざまな業種の方のさまざまな使い方を目にする機会が多く、より効率的な方法はないかと考えるわけです。

まさにタイトルとデザインにインパクトがあったことだと感じています。本に書かれている手順を読んで、その通りにやれば誰でもできる書き方をしてあるのがハウツー本かと思いますが、今回の書籍は、資料作成で大切なのは「美しさ、スピード、共有性」であること、そして、そのために必要な機能が、なぜ必要なのかという部分に重きをおいた書き方にしました。機能説明本とは異なり、“資料作成における、押さえておきたいポイント”が軸となるため、その点がみなさまに共感いただけたのでないかと思います。

というのも、意味や理屈を理解しないでただ単に記憶したことというのは忘れがちですが、きちんと理解したことって忘れないんですよね。これはテスト勉強と同じで、暗記しておけば100点はとれるかもしれないけど、日にちが経つと忘れて使えない･･･。という勉強の仕方になってしまう。ハウツー本には、「なぜ？」の部分は書かれていませんが、私は、この本を仕事でワードやエクセルを使っている方が読み進めていくなかで、「あぁ、そういうことなのか。だからこのやり方がこの仕事には適しているんだな」ということを理解していただけるような内容に仕立てたかったんです。

“ビジネスシーンでの資料作成に必要な機能”ということに絞って選択しました。それも、一般的によく使われるペラ1枚のビジネス文書や、エクセルで言うなら、すべての表のキホンになるリスト形式の表の作成に必要な機能などです。
スクールをご利用いただく受講生や企業研修に参加してくださるみなさまは、何らかの“疑問”や“悩み”を解決/解消したくてお見えになる方ばかりです。日々の授業のなかで、いろいろな方からお聞きするさまざまな“疑問”が、私のなかに蓄積されて、そこからみなさまが求める機能をご紹介したかたちになります。

私は、何かひとつのことを身につけるためには、自分の頭で考えて“疑問”をもって取り組むことが、パソコンに限らず、すべてのスキルアップの基本になると思っています。
手順通りにやって、できればそれで終わり、ということでなく、「こういう場合はどうかな？」「ああいう場合はどうかな？」「じゃあ、こうやったらどうなる？」と、いろいろなケースを自分で想定して考えられる力を養うことで、理解度も進み、物事の本質をとらえる力もつくと思います。

例えば、エクセルの関数の勉強で言うと、個々の関数の使い方を知っていて、「それらを組み合わせたらどうなるか？」ということを考えだすと無限に広がっていきますよね。「こういうことがしたい」という目的に対して、「こういうことはできないのか？」という疑問をもつことからはじめれば、いくつもの関数を組み合わせて、できるかできないかを自分でひも解いていく楽しさみたいなものも出てきます。そこまでいけば、使えるスキルが本当に身についたということが言えるんだと思います。

山ほどありますが･･･（笑）。エクセルの例で言うと、講義で「日付けを入れてください」と言ったら、ワープロのように、「７」「月」「13」「日」というように手で打って入力するとか、その他、SUM関数のなかに掛け算を入れた数式を使っているとか、思いもつかないような使い方を目にしたときは驚きました（笑）。その他、エクセルの連続データを選ぶ、というような、日々の業務でよく使う操作も、「ショートカットキー」を使えば簡単に手早くできますが、使っていない方も意外に多い。それを講義で伝えてやり方をお見せすると、みなさん「目からウロコ！」って感嘆されます。ただ、それって難しいことでもなんでもなく、単純に便利なやり方を知っているか知らないかだけで、「私でなくても、誰でも知っているんですよ」って、お話しするんですけどね（笑）。

周りの人に頼ることなく会社で仕事を進めていくためには、この本に書いてあるパソコンスキルが最低ラインだと思います。例えば、ワードで言うと、数ある機能のなかから必要なものだけを選び、限られた時間のなかで仕上げられるレベル。目安としては「ビジネス文書を、15分以内に自分で編集できる」というのが最低レベルになります。エクセルは、基本的な操作ができたうえで、関数を使って書式を整えることができるレベル。もちろん、「何のために、その表を作らないといけないのか？」ということをきちんと理解したうえで表を作るということが基本になるので、まずは、そこを理解することが最低レベルですね。

私は、この最低レベルが基準になれば、おのずと業務効率が変わっていくと思っています。会社に入って、新入社員というスタートラインに立ったときに差があると、どうしても人に教えてもらったり、仕事が滞りがちになったりしてしまいます。そこで、“新入社員は、この本に書いてある内容ができることを必須にする！”となれば、パソコンで行う業務効率アップが図れ、ビジネス全体の生産性アップにつながっていくと思うんですよ。もちろん、それ以上のスキルは個人の努力という部分もあると思いますし、基準をクリアしていれば、あとは、個々の業務内容や仕事のやり方に併せてスキルを身につけていけばいいわけですから。

冒頭でお話したように、企業のなかでは、特定のやり方で業務を繰り返していくことが多いためか、「ふだん使っている以外の機能は使わない」という方が、結構いらっしゃいます。使う機会がなければ、知る機会もなくて、あえて知るための勉強も必要ない、ということで日々は過ぎていきます。でも知ってみると、自分がずっとやってきたやり方が非効率だったということに気づくはずです。

MOSというのは、Officeアプリの試験なので各アプリが備えているいろいろな機能を浅く広く問われます。ということから、MOSの勉強をすることによって、「エクセルに、そんな機能があったんだ」ということを知ることができますし、知ってさえいれば、“いままでやっていた仕事が、もう少し効率化できるんじゃないかな？！”という発想をもつことにもつながっていくと思うんですよね。

Officeアプリは、仕事で使うツールとして開発されているので、日常業務に活かすための「便利で誰もが使いやすい機能」がとてもよく考えられていると思います。それを使わないのはもったいないですし、自分の仕事にどの機能が活かせ、業務を効率化できるのかということを常に考えることが大切です。アプリケーションを使いこなすためのスキルを身につける手法のひとつとして、MOSの勉強を位置づけていくとよいと思います。そしてその結果として、目に見えないスキルを第三者に示すために資格も取得しておく、という感じでしょうか。